会社の宴会の幹事のベストな進行表例、とコメント文章テンプレート!

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会社の宴会で幹事をまかされて、事前の念入りな準備と、当日慌てないための工夫は充分でしょうか?

私も宴会の幹事をしたとき、かなり神経をつかいました。

幹事が決まったらすぐ準備に入ったものの、慌てることも多かったです。
そこで、私と同じように悩める幹事役の方のために、

・宴会の進行の順序と進行表
・ココに気を付けて!という注意点
・そのまま使えるコメント文章テンプレート

をまとめました。

その時に使ったコメントも書いています、そのまま使って下さい。

スムーズな進行に役立てて下さいね。

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幹事の進行表例、チョットしたコメント入り

それでは、私が行った時の会社の宴会の進行表を、お見せします。

それぞれの場面で、幹事・司会役がどんな言葉を会場になげかけるといいのか、ちょっとしたコメント入りでご紹介します。


1、受付

開宴より30分より前には、受付を開けておきます。

受付は別の人に頼んでもいいですが、その時は、順調にすすんでいるか、常に気にかけておきましょう。

2、開宴(5分)

可能であれば照明を落とします。

ざわついている会場を、一度、静まらせて注目してもらうために、効果的ですよ。

「本日はお集りいただきありがとうございます。ただいまより○○の(忘年会/新年会/歓迎会)をはじめます。」
3、司会者(幹事)自己紹介(5分)

開宴の挨拶を司会者(幹事)がする場合は、開宴の挨拶の流れのまま、簡潔に行います。

「本日司会・進行をさせていただきます○○と申します。よろしくお願いします。」
「入社○年目、○○部におります。皆様の年に一度の楽しみのために、一生懸命頑張らせていただきます!よろしくお願いします。」
4、挨拶(5分)

はじめの挨拶は役職の一番高い上司に、前もってお願いしておきます。

長引くとしらけてしまうので、あらかじめ3分以内で、などお願いしておきましょう。

「まずはじめに○○部長より、ひとことご挨拶をいただきます。○○部長、よろしくお願いします。」
5、乾杯(5分)

基本的に3番目の役職の人にお願いしておきます。

役職者が複数いるときは、さらに上の役職の人にお伺いをたてるといいですよ。

「○○部長ありがとうございました。それでは乾杯の音頭を○○課長にお願いしたいと思います。
○○主任、お願いします。皆様、グラスの用意をお願いします。」
6、歓談・会食(20分)

交流の様子を見ながら時間を調整します。

乾杯後のざわめきがある程度おさまる、または拍手が出たら

「○○主任、ありがとうございました。それでは、ゆっくりお食事・ご歓談をお楽しみください。
後ほどゲームを行いたいと思いますので、よろしくお願いします。」
7、ゲームなどのレクリエーション(40分~60分)

レクリエーション時は、2~3人に手伝いを頼んでおくとよいでしょう。

前もって準備しておいても、幹事1人では手が足りません。
最低2人居ると、進行がスムーズです。

「お待たせしました。これよりゲーム(ビンゴ)大会に参りたいと思います。豪華な景品も用意しています。皆さん、張り切ってご参加ください!」
8、閉会の挨拶(5分)

閉会の挨拶は役職が2番目の人に、お願いしておきます。

「宴もたけなわでございますが、お時間がまいりましたので、締めの挨拶を○○課長にお願いしたいと思います。○○課長、お願いします。」
9、閉会(5分)・二次会の案内

お酒もだいぶ入っていると思われるので、はっきりとした大きな声で会場を誘導しましょう。

忘れ物への注意も忘れずに。

「○○課長、ありがとうございました。本日はお忙しい中、お集りいただいてありがとうございました。
それでは名残惜しいですが、お開きにさせていただきたいと思います。
お忘れ物のないようにご注意ください。
なお、二次会に○○の予約を取っておりますので、ぜひご参加ください。」
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宴会の幹事の確認事項と気を付けること

宴会という多少くだけた場であっても、気を付けておかないといけないポイントがいくつかありますよ。

しっかり押さえておきましょう。

・会場の下見、スタッフと顔合わせをしておく。

特に音響や照明を使用する場合は、設備が思った通りに操作できるのか、チェックは実際に現地で行いましょう。

・挨拶を頼む人の肩書・名前を絶対に間違えない。

ここの間違いは大変失礼になるので、進行表にふり仮名つきでメモします。

絶対に間違えないようにしましょう。

・役割をお願いする人には早めに声をかけておく。

頼まれる人も事前に準備が必要なので、早めに打診しておきましょう。

・はっきりと話す。

緊張するとは思いますが、会場に伝わることが大事です。

意識して、ゆっくり・はっきり話すように努めましょう。

頭が真っ白になったときのために、言うべき言葉は進行表にメモしておく事も忘れずに。

・ゲームなどへの参加を強制しない。

全員に参加してほしいところですが、全員が楽しい気分でいられるように、強制はやめましょう。

まとめ

こうして見てみると、あらためて幹事役の大変さがわかりますね。

細やかなところに気を配り、ときに大胆に場を仕切るなど。

本当に幹事役の人は、食事を楽しむ暇なんてないんですよね。

でもその分、成功したときは、社内の人たちから
「お、なかなかやるな。」と、一目おかれることになります!

自分の新たな才能を見つける場でもあるかもしれません。

大変ですが頑張ってくださいね!

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